- / Ratkaisut
- / Valmiit asiakirjamallit automaattisesti
Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut
Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.
Valmiit asiakirjamallit automaattisesti
Asiakirjamallien keskitetty hallinta asiakirjamallien hallintasovelluksen avulla yhtenäistää dokumentinhallinnan käytäntöjä ja helpottaa mallien jakelua Teams-tiimeihin tai SharePoint-sivustoihin
Asiakirjamalleihin ja metatietojen käyttöön tukeutuva dokumenttienhallinta tehostaa työskentelyä asiakirjojen kuten sopimusten, tarjousten ja projektidokumenttien parissa. Haasteeksi Microsoft 365 -alustalla voi muodostua asiakirjamallien keskitetty hallinta ja jakelu Teams-tiimeihin tai SharePointin työryhmäsivustoihin.
Asiakirjamallien keskitetyn hallinnan sovelluksen avulla voidaan nämä haasteet ratkaista ja asiakirjamallien jakelu tiimeihin ja sivustoihin onnistuu.
Haluatko kuulla lisää?
Asiakirjamallit Wordiin, Exceliin ja PowerPointiin
Asiakirjamallit voivat olla Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoina, ja ne voivat sisältää yritysilmeen mukaisia elementtejä, kuten yhtenäiset otsikko- ja jalkioalueet, tunnisteet ja muut graafiset elementit sekä typografian. Lisäksi ne voivat sisältää SharePointin sarakkeisiin tallentuvaa metatietoa.
Asiakirjamallin ohjausobjektien avulla metatietoa voidaan hyödyntää myös itse asiakirjan sisällössä.
Metatietoa voi olla esimerkiksi:
- Dokumentin tyyppi, kuten vaikkapa sopimus, tarjous, projektisuunnitelma tai pöytäkirja
- Projektin nimi ja/tai numero
- Prosessi tai prosessin vaihe
- Henkilön, kuten projektipäällikön nimi
- Asiakkaan nimi tai tunnistetieto
- Kustannuspaikka, liiketoimintayksikkö ja niin edelleen.
Asiakirjojen hallintasovellus tuo tehokkuutta dokumenttien laadintaan
Asiakirjamallien keskitetyn hallinnan sovelluksen avulla voit päivittää asiakirjamallien ominaisuuksia keskitetysti ja niihin tehdyt muutokset voit ottaa työyhteisösi käyttöön välittömästi.
Metatietojen käyttämisen pitäisi olla mahdollisimman laajaa, mutta automaattista, jottei metatietojen täydentäminen jää dokumentin laatijan työlääksi tehtäväksi ja niiden oikeellisuus kokonaan hänen vastuulleen. Asiakirjamallien keskitetyn hallinnan sovellus varmistaa, että uusi dokumentti sisältää välttämättömät, asiakirjamallille esiasetetut metatietoarvot joka kerta ja helpottaa dokumenttien laatimista.
Dokumenttien metatietojen hyödyntämisessä vain taivas on rajana. Automaattisesti määriteltyjen metatietojen avulla organisaatiosi dokumenttien sisältämä tieto jäsentyy, löytyy ja pysyy ajan tasalla.
Valmiilla asiakirjamallilla parannat organisaatiosi tuottavuutta kustannustehokkaasti:
- Hyödynnä oikeaa tietoa oikeaan aikaan.
- Metatiedot auttavat löytämään etsittävät tiedot helposti ja nopeasti.
- Tehosta työskentelyä ja säästä aikaa vähentämällä manuaalista työtä.
- Kevyt automaatioratkaisu yhdenmukaistaa dokumenttien kanssa työskentelyä Microsoft Teamsia tai SharePointia käytettäessä.
- Paranna tiedon laatua ja vähennä manuaalisen työn aiheuttamia virheitä.
- Organisaation tietokäytänteiden perusteella määritellyt metatiedot varmistavat, että kaikki tarvittava tieto löytyy jokaisesta asiakirjamalleja hyödyntävästä dokumentista.
Dokumenttiautomaation käyttöönotto joustavasti tarpeiden mukaan
Toteutamme dokumenttiautomaation ratkaisun organisaationne tarpeita vastaavaksi kokonaisuudeksi eri vaiheiden mukaisesti:
- Asiakirjamallien hallinnan tarpeiden tunnistaminen ja käytäntöjen määrittely
- Asiakirjamallien tunnistaminen ja niiden laatimisen tuki
- Mahdollinen asiakirjan sisällön ohjausobjektien automaattisen täydentämisen määrittely ja sen toteutus Power Automate -työnkulun avulla
- Ratkaisun koekäytön tuki
- Käyttöönotto
- Koulutukset tai työpajat työkalun tehokkaaseen käyttöön
Työkalun käyttöönotto onnistuu nopeasti ja sujuvasti Solu Digitalin asiantuntijoiden tukemana. Meiltä löytyy pitkä kokemus ja osaaminen dokumenttienhallinnasta.
Automatisoi projektien dokumenttienhallinta Solu 365® -työkalulla
Solu 365® -automaatiotyökalu
Solu 365® -automaatiotyökalu tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun projektien ja projektidokumenttien hallintaan. Ratkaisu keskittää kaiken projektityöskentelyssä tarvittavan tiedon, työkalut ja kollegat Microsoft Teamsin projektityöryhmiin.
Solu 365 -työkalun avulla projektien luontiprosessi yksinkertaistuu, nopeutuu ja tehostuu merkittävästi samalla kun tietoturva paranee.
Solu 365 tarjoaa projektien sekä niihin liittyvien työryhmien luontilomakkeen ja portfolionäkymän organisaation kaikkiin Teams-ryhmiin.
Projekti- ja työryhmäautomaation sekä ryhmien portfolionäkymän avulla:
- Projektityöskentely helpottuu ja nopeutuu, kun projektien hallinta, projektiviestintä, raportointi sekä tiedon- ja dokumentinhallinta keskittyvät yhteen sovellukseen
- Yksinkertainen ja selkeä prosessi projektien luontiin parantaa tiedon ja dokumenttien löydettävyyttä sekä lisää niiden hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä
- Projektien ja projektidokumenttien hallinta yhdenmukaistuu organisaation yhtenäisten käytänteiden mukaiseksi
- Tietoturva paranee ulkopuolisten käyttäjien pääsyn rajoittuessa tiettyihin Teams-ryhmiin ja kansioihin.
Solu 365® -automaatiotyökaluun luodaan eri käyttötarkoituksiin soveltuvat työryhmät (kuten sisäiset hankkeet ja projektit ulkoisten kumppaneiden kanssa) ja niille määritellään esimerkiksi:
- Project for the Web -projektiresurssit
- Teams-kanavien rakenne, esimerkiksi yksityinen kanava ohjausryhmälle
- dokumenttien kansiorakenne
- valmis asiakirjamalli Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostona, kuten raportit tai pöytäkirjat yhdenmukaiseen työskentelyyn
- työkalut, kuten OneNote-muistiot
- valinnaisen määräpäivän ryhmän arkistoinnille tarvittaessa esimerkiksi silloin kun projekti päättyy
Jokainen työkalulla luotu projekti ja sen resurssit saavat omat metatiedot, jotka näkyvät automaattisesti kaikissa dokumenteissa. Kun dokumenttien automaatio hyödyntää projektin valmiita asiakirjamalleja, tallentuvat myös asiakirjamallien metatiedot uuteen dokumenttiin.
Automaattisesti ohjattu projektin, työryhmän ja asiakirjojen hallintaprosessi varmistaa organisaation yhtenäisten käytänteiden mukaisen projektitoiminnan sekä nimeämis- ja tallennuskäytäntöjen noudattamisen.
Projektien tilannekuva Solu 365 Portfoliossa
Projekteille muodostetut Teams-tiimit näkyvät ajantasaisesti Solu 365 Portfoliossa. Se helpottaa navigointia Teams-ryhmiin ja muihin Microsoft 365 -palveluihin sekä helpottaa omistamiesi projektitiimien hallinnointia.
Solu 365® -ratkaisun avulla takaat koko organisaatiosi yhdenmukaisen projektien ja projektidokumenttien hallinnan läpinäkyvästi ja tietoturvallisesti.
Lue lisää: Automatisoi projektinhallinta Solu 365® -työkalulla
Asiakkaidemme kokemuksia
Juha Nevalainen
Scania Suomi Oy • Myyntijohtaja Sopimusliiketoiminta
4.0
Esa-Ville Vanhatupa
Turun kaupungin IT-palvelut • Projektipäällikkö
5.0
Parasta yhteistyössä Solu Digitalin kanssa on, että heidän kanssaan on helppo tehdä yhteistyötä ja kaikki sujuu mutkattomasti, nopeasti ja ilman ongelmia.
Kristian Hartikainen
Business Finland • Senior Advisor
5.0
Parasta on varmaan ollut tässä yhteistyössä se joustavuus. Solu Digital on yllättävän hyvinkin joustanut sitä, että olemme kiireisiä ja meillä on paljon kilpailutuksia koko ajan, mutta samanaikaisesti olemme pystyneet kehittämään hankintasalkkua.
Tutustu asiakastarinoihimme
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista
Voisiko M-Filesin korvaaminen Microsoft 365:llä tuoda kustannussäästöjä?
Monilla organisaatioilla Microsoft 365 on jo käytössä. Tällöin M-Files saattaa muodostua helposti turhan lisäkulun, jonka voi poistaa siirtymällä Microsoft 365:n dokumentinhallintaan.
Laatudokumenttien hallinta tuo järjestystä, laatua ja kilpailuetua
Järjestelmällinen laatudokumenttien hallinta parantaa laatua, vähentää riskejä ja varmistaa tiedon säilyvyyden sekä luo perustan vastuulliselle ja kilpailukykyiselle toiminnalle.
Valo Intranetin korvaaminen SharePointin intranetillä
Valo intranetin korvaaminen on ajankohtaista monille organisaatioille, sillä sen kehityksen päättyminen on saanut yritykset siirtymään SharePointin intranettiin. SharePoint tarjoaa modernin ja joustavan ratkaisun, joka tukee organisaation kasvua.
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista
Tekoälyagentit liiketoimintaprosessien tukena
Agenttipohjainen automaatio tukee prosesseja, joissa tieto on hajallaan ja työ sisältää manuaalisia vaiheita. Kun rutiinit siirtyvät agenteille, päätöksenteko nojaa ajantasaiseen
Copilot Excelissä – Power BI -hallintamallin kysely Excelissä Copilotin avulla
Copilotin avulla Excelissä voi tehdä kyselyitä ja analysoida Power BI -dataa luonnollisella kielellä, mikä helpottaa ja nopeuttaa tiedon saantia ilman
Projektinhallinta Microsoftin työkaluilla tuo tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä
Microsoftin projektinhallintaratkaisut tuovat arkeen joustavuutta, läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta sekä tukevat yhteistyötä, joka on projektien onnistumisen edellytys.