- / Ratkaisut
- /Dokumenttien hallinta SharePointilla
Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut
Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.
Dokumenttien hallinta SharePointilla
Microsoft SharePoint helppoon ja vaivattomaan dokumentinhallintaan
Dokumenttien hallinta Microsoft SharePointin dokumentinhallintajärjestelmällä auttaa sinua löytämään tiedon helposti ja tietoturvallisesti. Autamme organisaatiotasi selkeyttämään tietomassaa ja helpottamaan yhteistyön tekemistä dokumenttien käsittelystä tallentamiseen ja jakamiseen. SharePointin monipuolisten työkalujen avulla dokumentit ovat ajan tasalla, tietoturvallisesti käytettävissä ja helposti löydettävissä.
Paranna tiedon löydettävyyttä ja saatavuutta ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta:
- Keskitä tieto ja dokumentit yhteen paikkaan tietoturvallisesti
- Vältä tiedon ja dokumenttien hajaantumista työntekijöiden verkkolevyille ja sähköposteihin muun organisaation saavuttamattomiin
- Keskitä SharePointissa sijaitsevien tiedostojen käsittely muun työskentelyn ohessa tiimityön keskukseen, Microsoft Teamsiin
- Varmista tiedon ajantasaisuus ja paikkansa pitävyys
- Versiohistoria kertoo dokumentin oleelliset luonti-, katselu- ja muokkaustiedot
- Versionhallinta auttaa palauttamaan aiemmin automaattisesti tallennettuja tiedostoversioita
- Dokumenttien varmuuskopiointi pilvipalvelussa
- Paranna tiedon laatua ja vähennä manuaalisen työn aiheuttamia virheitä.
- SharePoint hakee tuloksia kaikista Microsoft 365 -ohjelmista nopeasti ja vaivattomasti, näyttäen tarkat hakutulokset – mitä tarkemmin metatietojen määrittely on tehty, sitä paremmat hakutulokset SharePoint pystyy löytämään
- Pääsy organisaation yhteisiin dokumentteihin ja omiin henkilökohtaisiin tiedostoihin ei edellytä muuta kuin internet-selaimen
- Tehosta työskentelyä tiedon parissa
- Työnkulut kuten hyväksyntä- ja kommentointiketjut sekä sähköiset allekirjoitukset, hälytykset ja muistutukset määräpäiville
- Power Automate -automaatiotyönkulkujen liittäminen osaksi dokumenttien hallintaa
- Tue työntekijöiden yhteistyötä
- Dokumenttien yhtäaikainen muokkaus muiden käyttäjien kanssa sekä dokumentin käsittelyyn liitetyt kommentointi- ja keskusteluominaisuudet auttavat tiimejä työskentelemään yhdessä
- Vahvista organisaation IT-käytäntöjä ja tietoturvaa
- Dokumenttien oikeanlaiset vanhenemiskäytännöt, poistamisen tai säilytyksen automatisointi sekä salauskäytännöt tehdään pohjautuen dokumenttien luokittelumalliin
- Kansiokohtainen käyttöoikeuksien rajaus henkilöille tai Office 365 -ryhmille
- Kansiokohtainen käyttöoikeuksien rajaus henkilöille tai Office 365 -ryhmille
- Työntekijät pysyvät helpommin ajan tasalla läheisten yhteistyökumppaneiden toiminnasta, kuten osallistumisesta esimerkiksi Yammer- ja Teams -keskusteluihin
- Microsoft Viva -alusta kokoaa yhteen organisaation resurssit ja työskentelyyn sekä hyvinvointiin liittyvät näkemykset osaksi Microsoftin yhteistyö- ja tuottavuustyökaluja
- Automatisoi työskentely dokumenttien ja Teams-ryhmien parissa
SharePointin käyttöönotto helposti ja nopeasti tarpeiden mukaan
Räätälöimme SharePointin käyttöönoton eri vaiheiden mukaisesti:
- Dokumentinhallinnan ja yhtenäisten toimintatapojen määrittely organisaatiossa
- Metatietomallin määrittely organisaation IT:n työn tueksi
- Solu Digitalin kehittämät työkalut ja menetelmät tarjoavat ratkaisun dokumenttien koko elinkaaren kattavaan hallintaan ja metatietomallin tasapainoiseen sekä käyttäjäystävälliseen toteuttamiseen.
- Tekninen toteutus
- Migraatio
- Siirrämme dokumentit SharePointiin tai Teams-tiimeihin parhaita työkaluja ja menetelmiä käyttäen.
- Käyttöönotto
- Koulutukset tai työpajat SharePointin tehokkaaseen käyttöön
”Suunnitteluasiakirjoja, piirustuksia, muistioita ja pöytäkirjoja tulostettiin ja lähetettiin sähköpostitse, jolloin oli ajoittain haasteita saada selville, mikä on viimeisin versio. SharePoint oli jo käytössä intranetin alustana ja siten oli luontevaa jatkaa saman alustan kehittämistä.”
HSY
”Käyttöönoton määritysvaihe lisäsi ymmärrystä hankehallinnasta. Sisäisiä prosesseja on vakioitu ja yhdenmukaistettu. Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus laajentaa Investointi-ikkunan palveluita yhteistyökumppanien suuntaan.”
HSY
Asiakkaidemme kokemuksia
Juha Nevalainen
Scania Suomi Oy • Myyntijohtaja Sopimusliiketoiminta
4.0
Esa-Ville Vanhatupa
Turun kaupungin IT-palvelut • Projektipäällikkö
5.0
Parasta yhteistyössä Solu Digitalin kanssa on, että heidän kanssaan on helppo tehdä yhteistyötä ja kaikki sujuu mutkattomasti, nopeasti ja ilman ongelmia.
Kristian Hartikainen
Business Finland • Senior Advisor
5.0
Parasta on varmaan ollut tässä yhteistyössä se joustavuus. Solu Digital on yllättävän hyvinkin joustanut sitä, että olemme kiireisiä ja meillä on paljon kilpailutuksia koko ajan, mutta samanaikaisesti olemme pystyneet kehittämään hankintasalkkua.
Tutustu asiakastarinoihimme
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista
Dokumentin hallinta SharePointissa tekoälyagentin avulla
Dokumentin hallinta SharePointissa onnistuu sujuvammin tekoälyn tukemana. Versioiden vertailu automatisoituu, mikä säästää aikaa ja tukee päätöksentekoa.
Voisiko M-Filesin korvaaminen Microsoft 365:llä tuoda kustannussäästöjä?
Monilla organisaatioilla Microsoft 365 on jo käytössä. Tällöin M-Files saattaa muodostua helposti turhan lisäkulun, jonka voi poistaa siirtymällä Microsoft 365:n dokumentinhallintaan.
Laatudokumenttien hallinta tuo järjestystä, laatua ja kilpailuetua
Järjestelmällinen laatudokumenttien hallinta parantaa laatua, vähentää riskejä ja varmistaa tiedon säilyvyyden sekä luo perustan vastuulliselle ja kilpailukykyiselle toiminnalle.
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista
Tekoälyagentit liiketoimintaprosessien tukena
Agenttipohjainen automaatio tukee prosesseja, joissa tieto on hajallaan ja työ sisältää manuaalisia vaiheita. Kun rutiinit siirtyvät agenteille, päätöksenteko nojaa ajantasaiseen
Copilot Excelissä – Power BI -hallintamallin kysely Excelissä Copilotin avulla
Copilotin avulla Excelissä voi tehdä kyselyitä ja analysoida Power BI -dataa luonnollisella kielellä, mikä helpottaa ja nopeuttaa tiedon saantia ilman
Projektinhallinta Microsoftin työkaluilla tuo tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä
Microsoftin projektinhallintaratkaisut tuovat arkeen joustavuutta, läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta sekä tukevat yhteistyötä, joka on projektien onnistumisen edellytys.