De effektivaste lösningarna för informationshanteringen

Solu Digital utnyttjar tekniker och verktyg från Microsoft att erbjuda lösningar och tjänster för olika behov.

Dokumentmallar automatiskt

Genom att centrera hanteringen av dokumentmallar med hjälp av hanteringsapplikationen för dokumentmallar blir praxisen för dokumenthantering mer enhetlig. Samtidigt underlättas delandet av mallarna till Teams-grupper och SharePoint-webbplatser.

Dokumenthantering som baseras på dokumentmallar och användning av metadata effektiviserar arbetet med olika dokument som kontrakt, offerter och projektdokument. Dokumentmallarnas centrerade hantering och distribution till Teams-grupper eller SharePoints gruppwebbplatser på Microsoft 365 -plattformen kan vara utmanande.

Med hjälp av applikationen för dokumentmallarnas centrerade hantering kan man lösa dessa utmaningar och lyckat dela dokumentmallarna till grupper och webbplatser.

Dokumentmallarna – till exempel en färdig dokumentmall i en Word-, Excel- eller PowerPoint-fil – kan innehålla element som följer företagets brand image, som enhetliga sidhuvuden och -fötter, taggar och andra grafiska element samt typografi. Dessutom kan de innehålla metadata som lagras i SharePoints kolumner.

Med hjälp av dokumentmallens kontrollobjekt kan metadata användas även i själva dokumentets innehåll.

Asiakirjamallit Wordiin, Exceliin ja PowerPointiin

Asiakirjamallit voivat olla Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoina, ja ne voivat sisältää yritysilmeen mukaisia elementtejä, kuten yhtenäiset otsikko- ja jalkioalueet, tunnisteet ja muut graafiset elementit sekä typografian. Lisäksi ne voivat sisältää SharePointin sarakkeisiin tallentuvaa metatietoa.

Asiakirjamallin ohjausobjektien avulla metatietoa voidaan hyödyntää myös itse asiakirjan sisällössä.

Exempel på metadata:

Dokumenttyper – som till exempel kontrakt, offert, projektplan eller protokoll
Projektets namn och/eller nummer
Process eller processfas
Namn på person, som till exempel projektchef
Namn på kund eller ID-information
Kostnadsplats, affärsenhet och så vidare.

Asiakirjojen hallintasovellus tuo tehokkuutta dokumenttien laadintaan

Med hjälp av applikationen för centrerad hantering av dokumentmallar kan du uppdatera dokumentmallarnas egenskaper centrerat och på din arbetsplats genast ta i bruk förändringar som gjorts i mallarna.

Användningen av metadata borde vara så omfattande som möjligt, men samtidigt automatiskt, så att kompletteringen av den inte förblir en jobbig uppgift för dokumentförfattaren och metadatats riktighet helt på hens ansvar. Applikationen för centrerad hantering av dokumentmallar garanterar att det nya dokumentet varje gång innehåller de nödvändiga förinställda värdena för metadata och underlättar skapandet av dokument.

Möjligheterna är oändliga i användningen av dokumentmetadata. Med hjälp av automatiskt definierade metadata får din organisation struktur, sökbarhet och aktualitet till sitt dokumentdata.

Förbättra organisationens produktivitet kostnadseffektivt:

Ta i bruk dokumentautomation flexibelt efter behov

Vi implementerar lösningen för automatisering av dokument som en helhet som möter behoven i din organisation, och enligt olika steg:

Identifiering av behov för hantering av dokumentmallar och definition av praxis
Identifiering av dokumentmallar och stöd för deras framställning
Möjlig definition av automatiskt slutförande av kontrollobjekt för dokumentinnehåll och implementering av detta med Power Automate -arbetsflödet
Stöd för provanvändningen av lösningen
Driftsättning
Utbildningar eller workshops för effektiv användning av verktyget

Implementeringen av verktyget är snabbt och smidigt med stöd från Solu Digitals experter. Vi har en gedigen erfarenhet och kunnande inom dokumenthantering.

Gör dokumenthanteringen inom projekt automatiserad med Solu 365® -verktyget

Solu 365® -automationsverktyget

Solu 365® -automationsverktyget erbjuder en heltäckande lösning för hantering av projekt och projektdokument. Lösningen samlar all information, verktygen samt kollegor som behövs för projektarbetet till Microsoft Teams projektarbetsgrupper.

Med hjälp av Solu 365 -verktyget blir projektets skapandeprocess lättare, snabbare och effektivare samtidigt som datasäkerheten förbättras.

Solu 365 erbjuder ett formulär för att skapa projekt och arbetsgrupper för projekten samt en portföljvy för alla Teams-grupper i organisationen.

Med hjälp av projekt- och arbetsgruppautomation och portföljvyn:

blir projektarbetet lättare och snabbare då projekthanteringen, -kommunikationen, -rapporteringen samt data- och dokumenthanteringen koncentreras till en applikation
förbättrar en simpel och klar process datas och dokumentens sökbarhet samt ökar dessaas hanterbarhet och transparens
blir hanteringen av projekt och projektdokument mer enhetlig och optimal för att möta organisationens gemensamma praxis
förbättras dataskyddet då utomstående användare har tillgång endast till vissa Teams-grupper och filer.

Arbetsgrupper som lämpar sig för olika ändamål (som interna projekt och projekt med externa partners) skapas i Solu 365®-automationsverktyget och för dem definieras till exempel:

Project for the Web -projektresurser
Teams-kanalernas struktur, till exempel en privat kanal för styrkanalen
dokumentens filstruktur
färdig dokumentmall som Word-, Excel- och PowerPoint-fil, som rapporter eller protokoll för enhetligt arbete
verktyg, som OneNote-anteckningsbok valbar deadline vid behov för arkivering av en grupp till exempel vid avslutning av projekt

Varje projekt som skapas med verktyget och projektresurserna får sina egna metadata, som visas automatiskt i alla dokument. Då dokumentens automatisering utnyttjar projektets färdiga dokumentmallar, lagras även dokumentmallarnas metadata i det nya dokumentet.

En automatiskt styrd hanteringsprocess för projekt, arbetsgrupper och dokument garanterar att projektverksamheten och namngivnings- samt lagringspraxis följer organisationens gemensamma praxis.

Lägesbild av projekten i Solu 365 Portföljen

Teams-grupperna som skapats för projekten syns uppdaterade i Solu 365 Portföljen. Detta underlättar navigerandet till Teams-grupper och andra Microsoft 365 -tjänster samt gör hanteringen av de projektteam som du själv äger lättare.

Med hjälp av Solu 365® -lösningen försäkrar du en samtidigt transparent och datasäker samt enhetlig hantering av projekt och projektdokument inom din organisation